Ein Durchbruch in nur 4 Minuten.

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Das Problem

Jeder der schon einmal an einem Brainstorming teilgenommen hat, kennt das Problem wahrscheinlich. Man kommt immer wieder an einen Punkt, an dem keine neuen Ansätze mehr entstehen. Zu allem was gesagt wird, hat irgendwer in der Gruppe bereits einen Grund im Kopf warum das so nicht funktionieren kann. Besonders kritisch wird es, wenn auch noch ein Vorgesetzter an dem Termin teilnimmt und keine, durch einen vermeidlich dummen Ansatz, auffallen möchte. Das kann dazu führen, dass man nicht mit Ergebnissen und neuen Ideen aus so einem Meeting geht, sondern das ganze Team frustriert und die Arbeitsmoral für den Tag dahin ist.

Gibt es nicht eine Möglichkeit wie man in so einer Situation in nur wenigen Minuten eine 180 Grad Wende vollziehen kann?

Die Lösung

Ja, es gibt eine Möglichkeit diese negative Gruppendynamik umzudrehen. Das kann erreicht werden, in dem man auch das Ziel um 180 Grad dreht. Es wird also nicht mehr nach Antworten gesucht, sondern nach Fragen. Das fühlt sich im ersten Moment zwar sehr ungewohnt an, fällt uns dann aber häufig viel leichter als die Antwort auf eine festgefahrene Frage zu finden. Außerdem ist diese Vorgehensweise sehr hilfreich, um ein Themenfeld zu erkunden zu dem bisher wenig Wissen im Team vorhanden ist. Aber was heißt, das denn konkret „Wir suchen nach Fragen?“. Eine Frage haben wir üblicherweise bereits. Wenn wir feststecken und keine Antworten finden, dann ist es vielleicht die falsche Frage. Das passiert beispielsweise häufig, wenn man vor einem Problem steht und bereits eine ungefähre Idee davon hatte wie man es lösen will und diese Idee scheitert. Dann kann es sehr hilfreich sein, Fragen zu finden die mit dem Problem zu tun haben, die man sich bisher aber nicht gestellt hat. Wie man dabei vorgeht, werde ich nachfolgend beschreiben.

Die Methode

1. Die Vorbereitung

Sie benötigen im Prinzip das gleiche Setting wie bei jedem anderen Brainstorming auch. Also Pinwand, Whiteboard oder ähnliches, an dem die Ergebnisse gesammelt werden können sowie ein Team. Grundsätzlich funktioniert diese Methode auch alleine, meist sind die erzielten Ergebnisse jedoch besser mit Personen, die verschiedene Blickwinkel haben. Apropos verschiedene Blickwinkel, diese Methode lädt gerade dazu ein, ein möglichst diverses Team einzubeziehen. Was spricht dagegen, zusätzlich zu den üblichen Verdächtigen, den neuen Azubi, eine Dame aus dem Außendienst und einen erfahrenen Produktionsmitarbeiter eizuladen? Gerade in Zeiten von ausbleibenden Aufträgen und Kurzarbeit kann dieses Know-How hervorragend angezapft werden und die Mitarbeiter sind froh mit eingebunden zu werden. Die Fragen, die diese Personen stellen, sind meist grundlegend anders als die von den direkt beteiligten Personen und so eine wahre Bereicherung.

Nun wird das Problem, das gelöst werden soll erklärt und zwar innerhalb von 2 Minuten. Das meine ich wörtlich, maximal 120 Sekunden Zeit, um das Problem zu erklären! Diese Begrenzung der Zeit zwingt „den Problemsteller“ dazu sich auf das Wesentlichste zu beschränken und verhindert, dass die Herangehensweise des Problemstellers bereits in alle Köpfe gesetzt wird.

Bevor nun das eigentliche Brainstorming losgeht müssen drei entscheidende Regeln festgelegt werden.

  1. Fragen werden komplett ausformuliert und nicht nur als Stichworte notiert.
  2. Fragen dürfen nicht beantwortet werden. Das klingt einfach, wird aber häufig gerade für Manager schwerer als gedacht, denn sie sind in ihrem Arbeitsalltag darauf gepolt spontan zu antworten wenn Ihnen eine Frage gestellt wird.
  3. Es dürfen keine Erläuterungen gemacht werden damit die Frage richtig verstanden wird. Verschiedene Interpretationen einer Frage sind bei dieser Technik eher hilfreich.

2. Die Fragen sammeln

Wenn diese Regeln von allen verstanden und akzeptiert sind, wird ein Wecker mit 4 Minuten gestartet. Der Zeitdruck erhöht meist die Produktivität und nach etwa 3,5 Minuten flacht häufig auch der Input deutlich ab. Bei dieser Übung geht es in erster Linie um Quantität, daher sollte von Anfang an das Ziel kommuniziert werden, mindestens 15 Fragen innerhalb der 4 Minuten zu formulieren. Durch diese Menge werden die Fragen meist kürzer, es werden eher offene Fragen gestellt und die Teilnehmer neigen nicht so dazu eine Frage erst durchzudenken und dann wieder zu verwerfen anstatt sie einfach zustellen. All diese Aspekte verbessern das Ergebnis.

Häufig kann es Sinn machen eine solche Session zum gleichen Thema an verschiedenen Tagen mit verschiedenen Teams, durchzuführen um noch mehr Input zu bekommen. Häufig liefert diese Vorgehensweise deutlich mehr Ergebnisse, als wenn man die Übung mit dem gleichen Team nach einer kurzen Pause wiederholt.

3. Eine Lösung finden

Im Anschluss gehen Sie alleine oder im Team die Fragen durch. Welche davon haben Sie sich bisher noch gar nicht gestellt? Welche offenbaren neue Ansätze, um Lösungsstrategien zu entwickeln? Suchen Sie sich einige Fragen aus, die interessant scheinen. Ein kleiner Tipp am Rande: Ein guter Indikator hierfür kann sein, dass Sie sich bei der Frage etwas unwohl fühlen.

Nun taucht man in die Erkundung der Fragen ein, dazu reichert man sie mit weiteren Fragen an, die verwandt sind. Das kann Beispielsweise über die 5-W-Methode erfolgen oder über eine Abwandlung dieser Methode in der anstatt „Warum ist das so?“ die Frage „Warum ist das wichtig?“ (Beschrieben in Michael Ray – The highest Goal) gestellt wird.

Sobald Sie die unterschiedlichen Fragenblöcke weiter verfeinert haben, entscheiden Sie sich für mindestens einen davon und legen Sie Maßnahmen fest, um diese Fragen zu beantworten. Mit Hilfe dieser Technik wird es Ihnen gelingen auf Lösungen zu kommen, die vorher weit außerhalb Ihres Betrachtungshorizont lagen und die ein „normales“ Brainstorming nie hätte zu Tage fördern können.

Fazit

Fragen in den Mittelpunkt des Brainstormings zu stellen, ist eine interessante Methode um in festgefahrenen Situationen, neue Ansätze zu finden. Außerdem stellt es sicher, dass auch unsichere Teammitglieder sich voll einbringen können, da sie keine Sorge haben müssen bloß gestellt zu sein, weil Sie etwas nicht wissen.

Des Weiteren eignet sich diese Methode hervorragend für verstreut sitzende Teams, da der Input, im Gegensatz zum klassischen Brainstorming, weniger auf den Antworten der anderen Teammitgliedern aufbaut.

Spezial: Die Umsetzung im Home Office

Diese Methode kann sehr einfach auch in Zeiten des Home Office eingesetzt werden, wegen der aktuell hohen Bedeutung will ich auf diesen Aspekt noch gesondert eingehen.

Wenn man es genau nimmt ist diese Methode geradezu prädestiniert dazu nicht in einem persönlichen Meeting, sondern Remote eigesetzt zu werden. Denn das Team wird im Grunde genommen nur für etwa 15 Minuten gebraucht, sodass es im Arbeitsalltag häufig vorkommt, dass der Gang zum und vom Meetingraum mehr Zeit in Anspruch nimmt als der Einsatz der Methode an sich.

Für den Einsatz benötigt man lediglich eine beliebige Videokonferenz Lösung um vorab allen Beteiligten die Spielregeln sowie die zu bearbeitende Problemstellung erklären zu können. Sowie ein virtuelles Whiteboard auf dem anschließend alle parallel ihre Fragen notieren können. Eine Lösung, die mich hierbei voll überzeugt hat, ist Klaxoon (https://klaxoon.com/), das man im Moment sogar 90 Tage kostenlos testen kann. Hier können nicht nur alle parallel digitale Post-Its mit ihren Fragen erstellen, diese können im Nachgang auch farblich angepasst sowie Punkte für die einzelnen Fragen vergeben werden um schnell die, für das Team, interessantesten herauszufinden. Sehr unkompliziert und ohne große Schnörkel. Das macht es für mich zu einem Idealen Tool für die Umsetzung des „Fragen Brainstormings“.

Sollten Sie Interesse an weiteren Methoden zum Thema Ideenfindung haben, verlinke ich Ihnen noch meinen LinkedIn Artikel zur Methode Innovationsdigging:

Ideen finden die Gold wert sind – Innovationsdigging

Literatur

  • Harvard Business Manager 08/2018
  • Hal Gregersen – Questions are the Answer
  • Michael Ray – The Highest Goal

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